Notion de gare centrale

L'utilisation d'une gare centrale est pertinente pour les collectifs qui veulent ouvrir leur projet et en permettre l'implication du plus grand nombre. Concrètement, voici quelques exemples d'objectifs et d'éléments constituant une gare centrale.

Pour travailler ensemble avec plus d'aisance

• La liste des différents outils utilisés par le collectif, leurs règles d'usage utilisés par le collectif. Il peut s'agir d'outils numériques ou physiques (forums, listes de discussion, mur des projets, affichage de l'agenda, espace de stockage de documents, etc...) et ce peut-être complété par des liens vers des tutoriels.
• Les espaces et modalités d'implication dans les actions qui permettent à chacun de savoir comment contribuer sur tout ou partie du projet porté par le collectif (référents, fréquence de réunion, prochaine rencontre, modalités de contribution,etc.).
• La liste des actions menées en cours ou passées afin de rendre visible ce qui se fait et ce qui s'est fait par le passé afin d'agir en ayant une vision d'ensemble.
• Les ressources partagées par le collectif (bases de données, fiches méthodologiques, rapports d'activités,...)

Pour favoriser une gouvernance collective

• Les éléments de définition du collectif et dans lesquels s'inscrit l'action (valeurs, finalité, objet, raison d'être, projet associatif...)
• Les règles de prise de décision afin de permettre à chacun de contribuer selon les modalités définies collectivement
• Les modalités de gouvernance et les rôles de chacun qui rend lisible les différents organes qui rythment la vie du collectif et leurs fonctions (groupes de travail, conseil d'administration, comité de pilotage, etc.)
• L'agenda qui met en avant les prochains temps de rencontre et permet à chacun de savoir quand rencontrer le collectif (réunions formelles, événements,...)
• L'annuaire ou la cartographie des contributeurs afin de visualiser qui compose le collectif et de prendre contact avec chacun

Pour conserver la mémoire

• L'historique du collectif afin de pouvoir s'imprégner de sa culture et des grandes étapes de son développement afin d'ancrer le projet
• Les différents comptes-rendus, en guise de restitution des actions de chacun et en tant que mémoire vivante de l'action
• Les relevés de décision qui évitent de se reposer plusieurs fois les même questions et de rendre effectifs les choix effectués

La gare centrale est le guichet unique qui nous permettra de retrouver une ressource. Elle recense tous les éléments MAIS ne les stockent pas nécessairement : par exemple, elle recensera un lien vers les informations, qui peuvent utiliser des outils externes.

En fonction de la manière dont vous la concevez, et selon la nature de votre collectif, la gare centrale peut être à la fois :

• Un outil de gestion de projet qui rend visible les actions menées par chacun
• Un moyen de favoriser l'implication de nouveaux membres car il permet de comprendre le fonctionnement et les modalités de contribution au projet commun
• Un gage de transparence de la gouvernance lorsque l'on y partage les règles de fonctionnement et les relevés de décisions
• Un aide mémoire qui joue un rôle d'aiguillage vers toutes les ressources utiles au quotidien
• Un tableau de bord qui spécifie la liste des outils utilisés par le collectif ainsi que leurs usages
• Un régulateur d'infobésité qui limite le flux d'information nécessaire et capitalise un grand nombre de ressources au même endroit

De nombreux outils (numériques ou physiques) peuvent servir de gare centrale. YesWiki est une solution complète, ergonomique et accessible, que nous préconisons souvent pour les projets ou réseaux complexes.

Ce concept de gare centrale peut se matérialiser de plusieurs façons.
La première sous forme d'un tableau de bord « papier » sur un grand mur comme à l'école des enfants par exemple. Ce format de gare centrale présente l'avantage d'être très simple et de ne nécessiter aucune connaissance particulière si ce n'est de manipuler un crayon et un post-it. Mais il demande à ce que l'ensemble des membres puissent croiser ce tableau de bord régulièrement donc en résumé à être « sur place ».

Ce cas de figure n'est pas le cas le plus fréquent dans les collectifs. Et rapidement l'usage d'un outil numérique permet de s'affranchir de ce besoin de présence physique lorsqu'on garde en tête que « le numérique c'est aussi peu que possible mais autant que nécessaire ». Le deuxième type de gare centrale qui émerge c'est le « papapad ». Vous le savez (ou pas) le pad est un document de travail en ligne accessible par tous, très facile à créer et à gérer. Conçu au départ pour coécrire, on peut facilement le détourner pour y rassembler tous les liens vers les infos utiles au collectif.
La date de la prochaine réunion ? Où se trouvent les comptes-rendus ? Où se trouve l'ordre du jour de la prochaine rencontre ? Les coordonnées de contact…

Furieusement simple, le « papapad » suffit souvent dans les collectifs en démarrage, les touts petits collectifs ou ceux à durée de vie limitée ou à « action limitée » mais rapidement si le collectif grandit, produit, s'organise, collecte… le « papapad » déborde et sa fonction de gare centrale se dilue au profit d'un document long, devenu indigeste et difficile à maintenir à jour.

Il devient alors nécessaire de passer l'étape supérieure en organisant la gare centrale, via un wiki par exemple.